Comment recourir à l'externalisation

1. Externalisation : qu'est-ce que c'est ?

Traduit du terme anglais "outsourcing", l'externalisation correspond au processus par lequel un chef d'entreprise fait le choix de confier une activité ou une fonction préalablement traitée en interne par son personnel à un prestataire externe. Généralement, ces prestataires extérieurs sont spécialisés dans des domaines précis et apportent à l'entreprise une véritable valeur ajoutée en terme d'expertise et de conseil.

Contrairement à la sous-traitance, l'externalisation intègre une notion de pilotage par l'entreprise qui externalise un ou plusieurs de ses services.

2. Externalisation : les atouts

Le recours au processus d'externalisation offre de nombreux avantages à une entreprise :

• la concentration des effectifs sur le coeur de métier de l'entreprise ;
• le gain de temps ;
• le gain de souplesse et de flexibilité ;
• l'accroissement de la compétitivité et de la productivité ;
• les économies réalisées via la réduction des frais de personnel ;
• la réduction des flux de trésorerie ;
• l'accès à des compétences nouvelles apportées par le prestataire spécialisé.

3. Externalisation : pourquoi y avoir recours ?

• La majorité des entreprises qui optent pour l'externalisation d'un ou de plusieurs de leurs services le font parce qu'elles ne disposent pas des capacités nécessaires pour les assumer en interne. C'est le cas notamment pour les petites et moyennes entreprises, qui voient dans l'outsourcing la possibilité d'éviter les processus longs et coûteux de l'embauche puis de la formation de salariés à une tâche donnée.
• La principale motivation des entreprises pour faire appel à un prestataire extérieur reste la perspective de réduire leurs dépenses budgétaires, notamment en matière de frais de personnel.
• La souplesse offerte par l'externalisation se vérifie en cas de baisse de l'activité : au lieu de procéder à des licenciements ou au chômage partiel, le chef d'entreprise peut décider de mettre entre parenthèses une activité externalisée.

4. Externalisation : quelles activités ?

Si toutes les fonctions peuvent faire l'objet d'une externalisation, il convient néanmoins pour un chef d'entreprise de réfléchir sur la réelle opportunité de choisir tel ou tel service. Généralement, les fonctions supports ne présentant pas d'impact stratégique sont privilégiées. Il peut s'agir de :

• la comptabilité ;
• la gestion de la paie ;
• la gestion des ressources humaines ;
• le service marketing ;
• le service commercial ;
• la saisie de données ;
• le standard téléphonique ;
• l'accueil physique ;
• la sécurité ;
• la gestion et la maintenance informatique ;
• la gestion des achats.

5. Externalisation : la contractualisation

• Le recours à une entreprise prestataire doit faire l'objet d'une recherche minutieuse et comparative.
• Lorsque le prestataire externe est choisi, la collaboration entre les deux entités doit être scellée par un contrat commercial.
• Dès lors que l'externalisation porte sur un projet ponctuel, le contrat ne court que sur plusieurs mois.
• Pour une externalisation plus fonctionnelle, le contrat peut porter sur plusieurs années.

Les coûts varient donc considérablement en fonction du type de missions, de sa durée et de son contenu.