Comment réduire ses frais généraux

1. Qu'est-ce que les frais généraux ?

Les frais généraux désignent l'ensemble des coûts de main-d'oeuvre et des coûts de fabrication autres que les matières premières :

• les consommables qui incluent notamment les fournitures de bureau et les outillages ;
• les prestations de services techniques pour la maintenance, la sécurité ou l'informatique ;
• les prestations intellectuelles telles que les assurances, le marketing ou la communication ;
• les investissements dans les équipements, les matériels ou encore l'immobilier ;
• la masse salariale ainsi que les impôts, taxes et cotisations.

Ils représentent en moyenne 25 à 50 % du chiffre d'affaires en fonction de la taille de l'entreprise et du secteur d'activité.

2. Quand réduire les frais généraux ?

Beaucoup d'entreprises font l'erreur d'attendre que des difficultés financières surviennent pour lancer une politique budgétaire de réduction des frais généraux. Ainsi, elles entendent compenser la baisse temporaire de leur marge opérationnelle. Cependant, il est préférable d'opérer cette rationalisation des coûts en période faste pour ne pas prendre de décisions hâtives ou malavisées qui risqueraient de fragiliser les facteurs de reprise et de décourager le personnel à un moment critique.

3. Le tableau de suivi des achats

La première étape pour maîtriser les frais généraux consiste à établir un tableau de suivi des achats de l'entreprise, pour déterminer quel salarié ou service dépense quoi et auprès de quel fournisseur. Ce recensement permet de déterminer la provenance de tous les produits ou services consommés et d'identifier l'ensemble des prestataires avec qui la société a noué des contrats. Grâce à l'analyse de ces données, il sera possible de renégocier les contrats les plus problématiques et d'optimiser les ressources de l'entreprise.

4. La centralisation des achats

L'entreprise peut centraliser ses achats en créant un service d'achat dédié dont le rôle sera de nouer les contrats avec les prestataires et de passer les commandes pour le compte des collaborateurs. Cette coordination s'avère souvent indispensable pour réaliser des économies durables. Pour autant, le fait de nommer une seule personne en charge des commandes peut susciter des réticences en interne. En regroupant les commandes, l'entreprise pourra acheter des volumes plus importants et ainsi obtenir des baisses de tarifs. Il est également envisageable de procéder à une externalisation des achats en adhérant à une centrale d'achats commune à d'autres TPE et PME.