E-facture et signature électronique

1. Qu'est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique consiste à faire certifier l'authenticité de la facture grâce à un code logiciel, depuis son émission. En plus de garantir son émetteur, la certification électronique permet de s'assurer que le document n'a pas été altéré depuis sa création. La signature électronique consiste en un ensemble de chiffres cryptés, qui permettent de la tracer jusqu'à son émetteur. Elle est opérée par un certificat électronique. On fait souvent appel à un prestataire de service spécialisé dans la signature électronique.

2. Quand est-ce que la signature électronique est obligatoire

Il existe plusieurs types d'e-factures, et toutes ne nécessitent pas de signature électronique. Si l'entreprise a recours à l'EDI plutôt qu'au PDF, la signature électronique est déjà comprise dans le processus. Si l'entreprise opte pour une facture au format PDF, envoyée par e-mail, la signature électronique n'est pas obligatoire non plus, depuis les lois de simplification de la vie des entreprises de 2014.

Pour autant, l'entreprise peut choisir, avec son client ou fournisseur, de recourir à la facture PDF avec une signature électronique, afin de renforcer la sécurité des échanges.

3. Comment appliquer une signature électronique à une e-facture

Pour signer électroniquement un document, facture ou autre, il faut lui appliquer un certificat électronique. Ceci peut se faire via un prestataire agréé, ou bien grâce à un logiciel spécialisé à condition de disposer de connaissances techniques.

Le certificat électroniquepeut être de deux types :

• matériel (via une puce ou une clé USB que vous détenez exclusivement) ;
• logiciel (contenu dans la mémoire de votre ordinateur).

La solution matérielle est plus sécurisante : il y a alors moins de risque de piratage. Quel que soit le type de certificat choisi, il faudra aussi un logiciel de signature électronique pour appliquer le certificat aux documents.