Comment définir les avantages en nature

1. Accorder à ses salariés des avantages en nature pour leur nourriture

Le chef d'entreprise peut accorder un forfait déjeuner à ses salariés. Sont exclus les situations de déplacements ou les repas de travail. Dans ce cas, l'employeur verse un défraiement de frais professionnels. Les avantages en nature se rapportant à la nourriture concernent les repas pris en dehors du temps de travail. L'employeur va participer sous forme d'un forfait de 4,45 € par jour travaillé. Cet avantage fait partie du salaire et se voit sur la fiche de paie avec les éléments du salaire net.

2. Accorder des avantages à ses salariés pour les déplacements

Lorsqu'un véhicule de fonction est accordé au salarié, seuls les kilomètres effectués sur le temps privé sont considérés comme des avantages en nature. Comme tout avantage, il doit être chiffré et fait partie du salaire net imposable. Pour chiffrer cet avantage en nature, deux méthodes de calcul existent :

• au réel ;
• au forfait.

Pour calculer les frais au réel, il est recommandé de calculer un coefficient du kilométrage privé par rapport au kilométrage total. A ce coefficient est rapporté l'ensemble des dépenses à l'année liées à l'entretien de la voiture :

• assurance ;
• carte grise ;
• frais d'emprunt ou de leasing.

Cette première méthode de calcul est contraignante dans le sens où elle impose de faire des relevés très fréquents.

La deuxième méthode, les frais au forfait, calcule le montant de l'avantage en nature en fonction d'un pourcentage appliqué aux frais généraux cités. Le pourcentage varie en fonction :

• de l'âge de la voiture ;
• du type d'acquisition.

Par exemple, pour un leasing l'avantage en nature est estimé à 30% du prix initial du véhicule. Les forfaits varient en fonction des contrats et des modalités de prise en charge du carburant ; ils sont fixés par l'Urssaf.

3. Quels autres avantages en nature accorder à ses salariés ?

L'octroi d'outils de communication ou de logement peut aussi être un avantage en nature.

• Pour les outils de communication, il faut qu'ils puissent également être utilisés sur le temps privé pour pouvoir être considéré comme des avantages en nature. Sinon, ils ne sont que des outils de travail.
• Pour le logement, en fonction du nombre de pièces, l'avantage peut être calculé au réel ou sur la base d'un forfait.
• Des abonnements internet, ou des commodités peuvent aussi faire partie des avantages en nature.

4. Quelles règles respecter pour le versement des avantages en nature ?

Les avantages en nature font partie de la rémunération nette imposable. Les mêmes règles fiscales et sociales que la rémunération sont donc appliquées. C'est pour cela qu'ils doivent être chiffrés.

Quelques règles essentielles sont à respecter pour accorder des avantages en nature :

• calculer tout avantage en nature en réel. Des forfaits sont prévus pour le logement, les déplacements, outils de communication et la nourriture par l'Urssaf.
• Le salarié peut participer à la prise en charge de ses avantages en nature sur un prix inférieur à ce qu'il aurait dû payer s'il l'avait acquis.
• Les barèmes fixant le montant des avantages en nature sont revus chaque année.
• Tout salarié, quel que soit son salaire, peut bénéficier de cette rémunération au forfait.
• Les dirigeants et gérants de sociétés anonymes, par action simplifiée ou d'exercice libéral par forme anonyme, ne peuvent être concernés par le système forfaitaire.